Come tenere in ordine la scrivania, arriva dal Giappone il modello delle 5s

28 Giu 2021 | Curiosità

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Ecco come tenere in ordine la scrivania applicando un metodo facile e divertente che aumenta la produttività e consente di risparmiare tempo. Il modello delle 5s che arriva dal Giappone.

 

“Il metodo delle 5s consiste in un processo di miglioramento continuo: all’inizio può sembrare un lavoro esagerato, in fondo stiamo parlando di una scrivania. Bastano 5 minuti al giorno ma che, moltiplicati per 250 giorni lavorativi in un anno, portano a 1,250 minuti risparmiati, circa 20 ore all’anno, che possono essere impiegate per lavorare su un progetto speciale o da dedicare alla propria crescita personale” spiega Lorenzo De Grandi di Choralia, società che promuove il metodo in Italia applicandolo al processo di Clean Desk Strategy.

 

Poca organizzazione degli spazi e il disordine che spesso lavorando creiamo sulla nostra scrivania possono diminuire la produttività e aggiungere stress alle nostre giornate. Guardiamo la nostra postazione: ci sono fogli dappertutto, cartelline impilate? Post-it vecchi ovunque? Penne ed evidenziatori che non scrivono più? Se abbiamo risposto “sì” ad almeno una di queste domande (e sono solo a 3!), significa che non hai mai provato il metodo delle 5s.

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Da dove iniziare e quali sono i benefici per cui vale la pena adottare un metodo del riordino per migliorare l’efficienza e la produttività sul lavoro, a partire dall’organizzazione della propria scrivania?

 

Come tenere in ordine la scrivania

Il modello delle 5s nasce dalla cultura tradizionale nipponica che impone di eliminare tutto ciò che può essere considerato uno spreco – che in giapponese viene denominato “muda”, in quanto non solo è qualcosa di inutile che dissipa le risorse della comunità, ma anche qualcosa che danneggia l’armonia dell’ambiente, crea disvalore e, quindi, incrementa i costi di gestione. Trae spunto dalle iniziali della pronuncia “occidentalizzata” di cinque parole giapponesi che sintetizzano i cinque passi fondamentali per dare il ritmo alla metodologia:

  • Seiri – separare
  • Seiton – riordinare
  • Seiso – pulire
  • Seiketsu – sistematizzare o standardizzare
  • Shitsuke – diffondere o sostenere

 

Prima di fare pulizia…scattiamo una foto alla nostra scrivania!

Siamo alle porte di una nuova stagione, quale momento migliore per fare un po’ di pulizia? Secondo il metodo delle 5s, però, il primo passo è quello di focalizzare l’attenzione sul proprio disordine scattando una fotografia o girando un video alla scrivania, per fare poi un confronto con la situazione finale e vedere cosa è cambiato.

 

Seiri, il primo passo è separare

Separare, ma cosa? Tutto ciò che ci serve da ciò che invece che è superfluo. Questa prima fase del metodo consiste nell’eliminare qualsiasi cosa che non serve nella postazione di lavoro. L’attività lavorativa quotidiana, si sa, porta ad accumulare molti oggetti inutilizzati che occupano solo spazio. L’obiettivo è individuarli mettendo in discussione il loro stesso impiego. Per procedere ci si basa sulla strategia del “red tag”-cartellino rosso: un modo semplice che permette di identificare oggetti potenzialmente non necessari, valutarne l’utilizzo e imparare a trattarli in maniera adeguata. Bisogna applicare il bollino rosso su ciò che non è stato utilizzato nell’ultimo mese e tenere gli oggetti segnati in un’area separata per un periodo di tempo prestabilito. Allo scadere del termine si potrà determinare la loro effettiva frequenza di utilizzo e di conseguenza, se sono necessari o meno.

Jeff Bezos nello spazio, ha raggiunto 106 chilometri con la capsula New Shepard

 

Seiton, inizia a riordinare

Ora che abbiamo individuato ciò che è importante nello svolgimento del  lavoro quotidiano ed eliminato ciò che non serve, si può procedere con il secondo step: sistemare in modo funzionale ciò che abbiamo consapevolmente deciso di conservare, ottimizzando l’uso dello spazio. Gli oggetti devono essere disposti in modo che risultino facili da identificare, utilizzare e riporre: in questo modo “ogni cosa ha un suo posto ed ogni posto ha una cosa” e avremo ridotto il relativo tempo di ricerca con relativi spostamenti, lamentele e nervosismi. Bisogna tenere a portata di mano le cose che si utilizzano di frequente e riporre nei cassetti o in qualche altro contenitore ciò che invece viene usato di rado. Un esempio: non troviamo mai la spillatrice, lo scotch o le forbici? Basta procurarsi delle scatole o degli organizer trasparenti in cui riporre gli oggetti mettere un’etichetta su ognuno per essere sicuri che ogni cosa abbia il proprio posto. In questo modo non si perderà tempo a cercare ciò che ti serve e sarai sicuramente più efficiente per fare altro di ben più importante.

 

Seiso, fare pulizia per memorizzare gli oggetti

Adesso che hai finito di riordinare la scrivania e di creare uno spazio ad hoc per ogni cosa, sei pronto per il prossimo passo: fare pulizia. Questo terzo step non implica solo il riordinare, ma è anche il momento giusto per porre rimedio ad eventuali problemi e apportare delle modifiche alla collocazione di certi oggetti. Una volta portato a termine il secondo step, dovrai darti due giorni di tempo per prendere confidenza con la nuova sistemazione e per vedere se tutto fila liscio in questo modo, prima di continuare. Per esempio, se ti accorgi di allungare la mano destra ogni volta che cerchi l’evidenziatore, ma questo è alla sinistra della scrivania, cambia la posizione! E così dovrai fare per ogni oggetto o elemento. Utilizza questo tempo per sistemare tutto nel migliore dei modi cercando di assecondare il tuo istinto. Una volta ultimata la sistemazione, fai una foto che ti servirà da riferimento per il futuro.

Jeff Bezos nello spazio, ha raggiunto 106 chilometri con la capsula New Shepard

 

Seiketsu, sistematizzare o standardizzare

A questo punto, è arrivato il momento di creare pratiche efficienti e sicure che possano essere duplicate e riprodotte per ottimizzare la performance. Ricorda, sei tu il responsabile di te stesso! Per farlo, prefiggiti degli obiettivi quotidiani, settimanali e mensili per assicurarti di mantenere la tua scrivania nella sua condizione ideale ed evitare di fare dei passi indietro. Alcuni esempi? Impegnati ogni giorno a pulire e sistemare tutta la posta o i documenti da visionare e assicurati che tutti gli oggetti siano nel proprio scomparto – ricordi le etichette? Ecco a cosa servono! Spolvera il tuo computer ogni settimana, il tavolo, il telefono. Libera la scrivania da qualsiasi tipo di spazzatura e archivia o butta i fogli, le cartacce o i post-it che hai accumulato nella settimana. Sbarazzati anche delle penne che non funzionano. Ogni mese pulisci a fondo la tua scrivania e libera i cassetti, i porta penne e qualsiasi contenitore o ripiano di qualunque elemento o oggetto rivelatosi non necessario. Ci sei quasi e sei già a metà dell’opera (o perlomeno con una scrivania molto più ordinata e pulita).

 

Shitsuke, diffondere o sostenere

Eccoci arrivati all’ultimo step, quello più complicato perché…non finisce mai! A questo punto, non solo dovrai mantenere il progresso raggiunto, ma dovrai anche cercare di migliorare sempre di più. Come fare? Prova a impostare un reminder sul tuo calendario per svolgere un’auto-verifica dopo un mese, poi dopo 6 mesi e infine ogni anno dal giorno in cui hai completato l’implementazione del processo delle 5S.

Al momento della verifica, guarda la foto scattata dopo il passo 3 – Seiso, pulire – e confrontala con la scrivania del momento. Prova a farti queste domande: è rimasto tutto invariato o noto dei cambiamenti? Devo sistemare ancora qualcosa o sono riuscito a mantenere ordine come in quella foto? Posso fare qualcosa per migliorare il set-up e aumentare l’efficienza? Se sì, non esitare a farlo!

“Questo metodo del riordino fa parte di una strategia di lean management ben più complessa, poiché applicato a processi produttivi nella gestione e organizzazione aziendale che qui ci aiutano in qualcosa di semplice, ma che ha una valenza ben più importante legata alla produttività lavorativa e al benessere delle risorse”, spiega Lorenzo De Grandi, Presidente di Choralia, società innovatrice nel campo delle formazione delle Risorse Umane.

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