Conferenze, fiere, workshop: in una città sempre in fermento come Milano, questi non sono solo momenti di formazione e aggiornamento, ma anche e soprattutto di networking. Che sia esclusivo e dedicato a pochi iscritti oppure un grande evento che coinvolge diverse tipologie di professionisti, un evento professionale è l’occasione giusta per trovare nuovi talenti, clienti, partner o collaborazioni.
5 consigli per un evento professionale di successo
Non si decide dal nulla di organizzare un evento professionale. Dietro ogni attività di questo tipo ci sono mesi di brainstorming, marketing, momenti decisionali, passi strategici per far fluire il tutto con naturalezza e senza intoppi. Ecco 5 consigli per far sì che l’evento abbia successo.
1. Individuare obiettivi chiari e misurabili
L’azienda o l’organizzazione che ha scelto di pianificare questa attività così complessa deve avere ben chiari gli obiettivi da raggiungere. Anche in base al settore professionale, può trattarsi di una o più giornate che coniugano formazione e networking, di una fiera per mettere in luce un settore in crescita, di un evento di puro showcase delle novità e delle ultime tecnologie.
Ma qual è l’obiettivo da raggiungere? Trovare nuovi clienti, creare sinergie tra aziende diverse, ottenere l’attenzione dei consumatori finali? Chi organizza deve avere degli obiettivi che siano chiari e misurabili. Tutte le attività che precedono e seguono lo svolgersi dell’evento saranno improntate a raggiungere quegli obiettivi.
2. Conoscere il proprio pubblico
Proprio in base al target andranno pianificati i diversi momenti e le attività della giornata. Il linguaggio, il format, perfino la location cambiano in base a chi saranno i potenziali spettatori. Un evento B2B, dedicato ad aziende e professionisti, funzionerà meglio in forma di convegno con momenti finalizzati al networking; invece una conferenza per consumatori finali può avere un’organizzazione più interattiva.
Per esempio, un grande evento che mira ad attrarre l’attenzione del pubblico sugli aspetti del benessere olistico può prevedere sessioni di meditazione, masterclass di yoga e altri momenti esperienziali.
3. Curare la comunicazione dell’evento
Questa prevederà l’invio di comunicati stampa, la creazione di un sito ad hoc e di pagine sui social media, l’eventuale coinvolgimento di influencer del settore per attirare un maggior numero di partecipanti. Ma la pubblicità non si ferma al periodo pre-evento. Nel corso della conferenza o della fiera si può fare comunicazione attraverso manifesti, brochure e soprattutto gift bag.
Shopper personalizzate, come quelle che si trovano su www.fullgadgets.com, contribuiranno a rendere memorabile la giornata e a far circolare il logo, lo slogan, i nomi degli sponsor e degli organizzatori. All’interno è bene inserire oggetti e gadget legati all’argomento principale.
4. Scegliere partner, sponsor e fornitori
Proprio per la creazione del materiale comunicativo, ma anche per l’organizzazione vera e propria, vanno individuati dei partner affidabili. Bisogna decidere a chi affidare la logistica, la gestione e la pulizia della location, l’eventuale catering, la creazione di gadget e materiali informativi e la sicurezza.
Tutto questo richiede un importante investimento da parte dell’azienda o dell’associazione che organizza, quindi trovare anche degli sponsor che vogliano contribuire allo sforzo finanziario è una buona idea. I consumatori e gli spettatori sono sempre più informati e attenti: attenzione a non creare collaborazioni ambigue con fornitori o sponsor i cui valori siano in contrasto con quelli promossi dall’evento.
5. Feedback e attenzione post-evento
Una volta terminata la giornata o le giornate dedicate all’evento, cosa resta da fare? Misurare il suo impatto e capire cosa abbia funzionato e cosa no. Se la vendita dei biglietti o l’iscrizione ha funzionato a dovere, l’organizzazione avrà a questo punto una nutrita mailing list (raccolta rispettando i termini della GDPR).
Adesso è il momento di raccogliere i frutti dello sforzo effettuato. Si possono inviare dei questionari di gradimento chiedendo cosa sia stato apprezzato e cosa si possa migliorare, ma anche tenere alta l’attenzione sul settore e sull’argomento con newsletter, promozioni e comunicazioni mirate a chi ha mostrato interesse.
